Règlements

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SHERBROOKE INC.
PHILA-
Constitution
et
Règlements
2014
Révision : septembre 2012
1
Amendements et nouveaux règlements
: L'emploi du genre masculin est utilisé sans aucune dis
crimination, uniquement dans le but l'alléger le texte.
Constitution
Règlement no 1
Article 1
Article 2
Article 3
Article 4
Article 5
Article 6
Article 7
Article 8
Article 9
Article 10
Article 11
Règlement no 2
Article 1
Règlement no 3
Article 1
N.B.
Table des matières
Membres du club
Conseil d'administration (CA)
Devoirs des membres du CA
Comités
Assemblée
s
Plaintes
Finances
Affiliations
Convocation et avis spécial
Dissolution
Archives et biens du club
Activités d'autofinancement
Page
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13
13
13
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. qui est une corporation sans but
a Loi des Compagnies du Québec, et elle est
auprès des adultes et des jeunes, par des
conférences, des panels, des groupes d'études de timbres, des présentations audiovisuelles, des
CONSTITUTION
ARTICLE 1 - Nom et forme d'incorporation
Le nom de la corporation est : PHILA-SHERBROOKE INC
lucratif existant en vertu de la troisième partie de l
désignée ci-après sous le nom de Club.
ARTICLE 2 - But
Le but du Club est de grouper les philatélistes de Sherbrooke et des environs.
ARTICLE 3 - Objectif
Promouvoir la Philatélie comme un loisir culturel,
échanges de timbres, des expositions publiques et autres.
ARTICLE 4 - Siège social
Le siège social est situé à Sherbrooke, Province de Québec.
ARTICLE 5 - Utilisation du nom du Club
A) Pour les documents officiels, on utilisera: PHILA-SHERBROOKE INC.
B) Pour les communications internes, on utilisera: Phila-Sherbrooke
C) Pour les communications avec le public, on utilisera:
Club de philatélie de Sherbrooke ou
Club de philatélie de Sherbrooke appelé Phila-Sherbrooke
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RèGLEMENT NO 1
ARTICLE 1 - Membres du club
Section 1 - Qualifications
Toute personne, qui témoigne de l'intérêt à la philatélie, peut devenir membre du
Club, sujet aux stipulations et conditions de cet article.
Catégories de membres
Adulte : a) membre actif; b) ancien président, règ.1 art. 3 sec.3; c) membre
honoraire, personne ayant apporté une contribution importante au Club.
Junior : (8 à 15 ans) une section junior peut être créée pour répondre à la demande.
Section 2 - Demande d'admission
Toute demande d'admission comme membre du Club doit être faite auprès de
l'administrateur désigné par le Conseil d'Administration (CA). La cotisation annuelle
requise devra accompagner la demande d'admission.
Section 3 - Cotisation
La cotisation annuelle pour les membres, établie par le CA, sera payable au plus tard
le 1er octobre de chaque année.
La carte de membre est valide du 1er septembre au 31 août de l'année suivante.
Section 4 - Membre actif
Le membre actif est celui qui, d'après les règlements, a payé sa cotisation et n'a
commis aucune infraction aux règlements.
Section 5 - Démission
Tout membre démissionnaire ne pourra réclamer de remise sur sa cotisation qui
demeure pleine et entière propriété du Club.
Section 6 - Expulsion
Tout membre coupable de conduite inconvenable ou sujet à réprobation envers le
club peut être suspendu comme membre du Club par le CA. Toute portion de la
cotisation d'un membre radié n'est pas remboursée.
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Section 7 - Visiteurs ou futurs membres
Toute personne pourra être admise gratuitement à deux (2) assemblées, après quoi
elle sera invitée à faire part au Club de sa décision de s'y joindre ou non. Un ancien
membre actif de moins de deux ans n'est pas considéré comme un visiteur.
Section 8 - Vente de pièces philatéliques
Seuls les membres actifs ont le droit de vendre au sein du Club.
ARTICLE 2 - Conseil d'Administration (CA)
Section 1 - éligibilité
Tout membre actif âgé de dix-huit (l8) ans et plus sera éligible à devenir
administrateur du Club. Si le membre exploite un commerce de philatélie à temps
plein ou à temps partiel, il pourra être administrateur sans mandat spécifique au sein
du CA.
Section 2 - Postes électifs
A) Le CA du Club comprend sept (7) administrateurs : un (1) président, un (1) vice-
président, un (1) secrétaire, un (1) trésorier, un (1) administrateur représentant les
membres juniors et deux (2) administrateurs. Il y aura des élections à tous les ans lors
de l'assemblée générale annuelle (AGA).
B) Les postes de président, secrétaire et un administrateur viendront en élection à
tous les deux ans en alternance avec les postes de vice-président, trésorier, un
administrateur et l'administrateur représentant les membres juniors.
C) Tous ces administrateurs seront élus directement aux dites fonctions par les
membres présents à l'AGA de la façon prévue à la section 4.
D) Au besoin, une personne pourra être nommée par le CA afin de terminer le
mandat d'un poste laissé vacant.
Section 3 - Ancien président
Le président sortant de charge restera administrateur pour une période d'un (1) an
sans droit de vote. Sa carte de membre sera gratuite durant ce mandat.
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-
-
Section 6
Section 4
Section 5
élection
A) L'élection des administrateurs se tiendra lors de l'AGA.
B) Un président et un secrétaire d'élection seront nommés et, au besoin, ils agiront à
titre de scrutateurs.
C) La mise en nomination se fera sur proposition d'un (1) membre actif.
D) Lorsqu'il y aura plus de propositions qu'il faudra pour chacun des postes électifs,
un vote par bulletin secret sera alors pris parmi les membres actifs présents.
E) Lorsqu'il y aura votation, le candidat ayant recueilli le plus grand nombre de
votes sera élu. En cas d'égalité, le président ou le vice-président en poste a un vote
prépondérant.
Les bulletins de vote seront détruits par le président d'élection.
F) Le mandat des administrateurs débutera à la première assemblée du CA suivant
l'élection.
Vacance
A) Dans le cas où il y aurait vacance au poste de président, le vice-président
deviendra président.
B) Le président et son CA combleront tout autre poste laissé vacant en cours de
mandat.
- Démission
A) Un administrateur du club ou un président de comité qui veut démissionner de
son poste devra en aviser le CA par écrit.
B) Si le trésorier démissionne de son poste, tous les livres et les documents ainsi que
l'encaisse du Club, devront être remis au CA avant qu'un nouveau trésorier assume
ses fonctions.
C) Lors de la démission d'un administrateur signataire de chèques, l'institution
financière sera avisée des nouveaux signataires.
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ARTICLE 3
Les rôle
et mandat du CA sont de gérer les bi
Section 1
Section 2
Sectio
n 3
s
- Devoirs des membres du CA
ens du Club en fonction des politiques établies.
- Président
A) Présidera toutes les assemblées régulières, l'AGA, les AGS et celles du CA.
B) Dirigera les délibérations et verra au maintien de l'ordre.
C) Sera d'office membre de tous les comités.
D) Signera tous les documents légaux avec l'administrateur désigné par le CA pour et
au nom du Club.
E) Supervisera les administrateurs et les comités afin que ceux-ci accomplissement
leurs tâches selon leur mandat et dans l'intérêt du Club.
F) Remplira tous les devoirs qui lui sont dévolus par la "Constitution et Règlements".
Verra à la bonne administration ainsi qu'au bon développement philatélique du Club.
- Vice-président
A) En cas d'absence ou d'incapacité du président, le vice-président le remplacera,
assumera ses devoirs et responsabilités. Il sera investi des droits et privilèges prévus
pour le président.
B) Gardera à jour l'inventaire des biens du club.
C) Fera signer la liste des présences lors des assemblées.
- Secrétaire
A) Tiendra les procès-verbaux de toutes les délibérations du CA, de l`AGA et des
AGS.
B) Soumettra un procès-verbal des assemblées du CA, de l'AGA ou des AGS pour
adoption et signature par le président.
C) S'occupera de la correspondance du Club et devra en donner lecture à
l'assemblée.
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D) Convoquera les assemblées lorsque requis par le président.
E) Contresignera, enregistrera et attestera tous les documents signés par le président.
F) Rendra disponible, à la demande d'un membre et/ou du président, une copie de la
"Constitution et Règlements" du Club.
G) Transférera toutes les recettes reçues de toute provenance au trésorier, à chaque
assemblée du Club, s'il y à lieu.
H) Collaborera en tout temps avec le président et les autres membres du conseil du
CA dans l'accomplissement de ses tâches.
I) Préparera certains documents à l'intention des membres pour le site internet du
Club.
J) Conservera les pièces commémoratives émises par le Club.
Section 4 - Trésorier
A) Recevra et aura la garde des actifs et recettes du Club.
B) Tiendra un registre permanent des recettes et des déboursés du Club, afin de faire
connaître, en temps et lieu, la situation financière du Club. Un rapport trimestriel
pourrait être remis au CA.
C) Présentera les états financiers et le rapport officiel de l'examinateur pour l'année
financière échue à l'AGA.
D) Déposera toutes les recettes du Club dans une banque, société de fiducie ou caisse
populaire désignée par le CA.
E) Signera et endossera les chèques, billets ou autres effets de commerce avec toutes
autres personnes désignées par le CA.
F) Émettra les cartes de membres dûment complétées.
G) Tiendra un registre indiquant le numéro de membre, le nom, l'adresse, le numéro
de téléphone et le courriel de chaque membre.
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H) Fournira, à la demande d'un membre et/ou du président, la liste à jour des
membres actifs du Club.
I) Supervisera toutes les activités financières (encans, tirage moitié-moitié, etc.) au
sein du Club.
J) Collaborera en tout temps avec le président et les autres membres du CA dans
l'accomplissement de ses tâches.
Section 5 - Administrateur
A) Pourra se voir confier par le CA certaines tâches durant son mandat afin de faire
progresser ou développer un projet du Club.
B) Collaborera en tout temps avec le président et les autres membres du conseil
d'administration dans l'accomplissement de ses tâches.
Section 6 - Administrateur représentant les membres juniors
A) Dirigera les activités du groupe de jeunes philatélistes qui désirent acquérir des
connaissances de notre loisir culturel.
B) Présentera à chaque année un plan de développement au CA, au plus tard le 15
août.
C) émettra les cartes de membres dûment complétées et remettra les recettes au
trésorier.
Les cartes de membres juniors comporteront une série de numéros propre à leur
groupe.
D) Tiendra un registre indiquant le numéro de membre, le nom, l'adresse, le numéro
de téléphone et le courriel de chaque membre ainsi que les coordonnées des parents
répondants.
E) Fournira, à la demande d'un administrateur et/ou du président, la liste à jour des
membres juniors actifs du Club.
F) Tiendra à jour un registre des recettes et déboursées et le fournira, sur demande,
au C.A.
G) Collaborera en tout temps avec le président et les autres membres du conseil
d'administration dans l'accomplissement de ses tâches.
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ARTICLE 4 - Comités
Section 1- Nomination des présidents
Le président du Club nommera les présidents et les membres des comités.
Section 2- Collaboration
Tout président de comité collaborera étroitement avec le président du Club et les
autres membres du CA.
Section 3- Durée des mandats
Tout président de comité restera en fonction tant que le CA du Club ne lui aura pas
désigné un remplaçant, que le mandat soit terminé ou qu'il démissionne.
ARTICLE 5 - Assemblées
Section 1- Assemblées régulières des membres
A) Les assemblées régulières des membres se tiendront au jour, heure et lieux fixés
par le CA.
B) Durant les mois de juillet et août, les assemblées pourront être suspendues.
Section 2 - Assemblée générale annuelle (AGA):
A) L'AGA se tiendra lors de la première assemblée régulière du Club au début de
juin de chaque année.
B) Tous les membres actifs devront être avisés, par courriel ou par tout autre moyen
déterminé par le CA, des coordonnées de la tenue de l'AGA.
Section 3 - Assemblée du conseil d'administration (CA):
A) Le président, via le secrétaire, convoquera une assemblée du CA lorsqu'il le
jugera à propos pour la bonne administration du Club.
B) Sur demande de deux (2) administrateurs, le président convoquera une assemblée
spéciale du CA.
C) Tous les administrateurs devront être avisés de la tenue d'une telle assemblée au
moins quarante-huit (48) heures à l'avance.
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Section 4 - Assemblée générale spéciale (AGS)
Une AGS peut être convoquée par le CA ou sur la demande écrite d'au moins cinq
(5) membres actifs. Nul autre sujet que celui qui sera l'objet de cette AGS ne sera
débattu.
Section 5 - Quorum
A) Assemblées régulières des membres, l'AGA et l'AGS : a) la présence du
président ou du vice-président et b) du secrétaire ou du trésorier, et c) de trente pour
cent (30%) des membres actifs, autres que ceux du CA, constituera un quorum à
toute assemblée.
B) Assemblée du CA : La présence de quatre (4) administrateurs constituera un
quorum.
Section 6 - Mode de votation générale
Lorsqu'un vote sera pris à l'AGA, à une AGS, à une assemblée régulière ou à une
assemblée du CA, ce vote sera pris à main levée à moins qu'un membre ne demande
un vote par bulletin secret.
Section 7 - Procédure aux assemblées générales annuelles (AGA)
a. Ouverture de l'assemblée.
b. Lecture, correction, adoption et suivi du procès-verbal de l'assemblée générale
annuelle précédente.
c. Rapport du président
d. Rapport du trésorier
e. Rapport des comités (s'il y a lieux)
f. élection des administrateurs
g. Varia
h. Levée de l'assemblée
ARTICLE 6 - Plaintes
Tout membre actif ayant une plainte à formuler devra le faire par écrit. La plainte
sera soumise au CA.
ARTICLE 7 - Finances
Section 1- Année financière
A) L'année financière du Club sera du 1er mai au 30 avril.
B) Le trésorier devra remettre à l'examinateur, le 15 mai ou avant, tous les
documents nécessaires à l'étude des états financiers.
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Section 2 - Révision des états financiers
A) Le CA nommera, lors de l'AGA, une personne pour examiner les états financiers.
Cette personne ne sera pas un membre du CA.
B) L'examinateur nommé pourra exiger tous les documents nécessaires à son travail
de vérification.
Section 3 - Déboursés du Club
A) Une dépense préalablement approuvée par le CA sera remboursée à un membre
ou un administrateur sur présentation de pièces justificatives.
B) Pour les situations d'urgence, le président pourra approuver une dépense
subséquemment remboursée selon les mêmes conditions.
C) Tout comité organisateur d'un évènement devra présenter des prévisions
budgétaires et en obtenir l'approbation du CA avant de procéder aux dépenses. Le
comité organisateur devra produire un rapport final des revenus et dépenses.
ARTICLE 8 - Affiliation
Section 1- Fédération
Depuis le 15 Mars 1970 le Club est le chapitre No.18 de la « Fédération Québécoise
de Philatélie ».
Section 2- Contact
Le CA nommera un responsable des relations entre le Club et la Fédération.
Section 3- Préséance
Le Club reconnait les statuts et règlements de la Fédération Québécoise de Philatélie.
Par contre, la "Constitution et Règlements" du Club prévaudront sur ceux de la
Fédération en ce qui concerne la régie interne du Club.
ARTICLE 9 - Convocation et avis spécial
A) Toute convocation ou avis spécial sera acheminé aux membres par courriel ou
par tout autre moyen déterminé par le CA.
La dernière adresse de courriel et/ou l'adresse postale laissée par le membre sera
utilisée et considérée comme suffisante.
B) Il en sera de la responsabilité de tous les membres de donner avis par écrit au
secrétaire de tout changement d'adresse postale et/ou de courriel.
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ARTICLE 10 - Dissolution
Section 1 - Vote
Le Club ne pourra être dissout que sur un vote des deux tiers (2/3) de tous les
membres actifs du Club.
Section 2 - Comptes et actif
Dans le cas où il y aurait dissolution, on disposera des actifs, après avoir acquitté
tous les comptes, selon la décision des deux tiers (2/3) de tous les membres actifs du
Club.
Section 3 - L'encaisse
L'encaisse et les biens restant seront remis à une œuvre caritative ou à un club à
vocation sociale similaire.
ARTICLE 11 - Amendements et nouveaux règlements
Les règlements du Club ne pourront être amendés ou abrogés qu'aux conditions suivantes :
A) Tout amendement ou nouveau règlement, devra être présenté par écrit au
secrétaire du Club, pour étude par le CA.
a) Le CA étudiera tout amendement ou nouveau règlement proposé par un
membre actif.
b) Le CA acceptera l'amendement ou le nouveau règlement tel que déposé.
c) Le CA pourra proposer une modification qui devra être acceptée ou refusée
par le proposeur. En cas de refus par ce dernier l'amendement ou le nouveau
règlement sera refusé ou annulé.
B) L'amendement ou le nouveau règlement accepté entrera en vigueur dès
l'acceptation par le CA. Les membres en seront avisés par le moyen de
communication usuel, soit par courriel.
C) Tout amendement ou nouveau règlement adopté par le CA devra être ratifié par
un vote majoritaire des deux tiers (2/3) des membres actifs présents lors de
l'AGA.
RèGLEMENT NO 2
ARTICLE 1- Archives et biens du club
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Section 1 - Archives du Club
Le Club, via son président, doit déposer à la fin de chaque année financière, une
copie des procès-verbaux, des états financiers, du calendrier des activités, des
comptes rendus des activités du Club dans le dossier de Phila-Sherbrooke Inc. à la
Société d'histoire de Sherbrooke.
Section 2 - Pièces commémoratives du Club
à chaque année, le CA allouera un certain montant pour la production d'un montage
des pièces commémoratives (expositions, événements spéciaux, etc.) du Club. Le dit
montage sera déposé dans le dossier de Phila-Sherbrooke Inc. à la Société d'histoire
du Sherbrooke à la fin de chaque année financière.
Section 3 - Inventaire
Le Club, via son vice-président, mettra à jour l'inventaire des biens à chaque année.
Une copie révisée et signée par deux administrateurs sera déposée à la Société
d'histoire de Sherbrooke annuellement.
Section 4 - Disposition des biens du Club
On ne pourra disposer de certains biens (volumes, pièces philatéliques, et autres
menus objets) du Club qu'après avoir obtenu une résolution du Conseil
d'administration. Cette disposition ne concerne pas l'article 10 du règlement no1.
RÈGLEMENT NO 3
ARTICLE 1 - Activités d'autofinancement
Procédures
Les modalités de réalisation des activités seront déterminées par le CA selon les besoins.
Entrée en vigueur
"Constitution et Règlements" déposés au Conseil d'administration par le comité de révision des
règlements, le 15 août 2012.
"Constitution et Règlements" avec les modifications acceptés par le Conseil d'Administration le 15
août 2012.
"Constitution et Règlements" déposés à l'assemblée générale spéciale des membres le 5 septembre
2012.
"Constitution et Règlements" acceptés par l'assemblée générale spéciale des membres tenue le 5
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Modification à l'article 11, adoptée lors de l'assemblée générale annuelle du 19 juin 2013.
septembre 2012, avec les modifications de l'AGS.
Régent Roy, secrétaire
Mise à jour, le 1er juin 2014.
Cette version remplace toutes versions antérieures.
Signé à Sherbrooke ce dix-neuf septembre 2012,